先定列，再跑第一轮
只写对账真正需要的列，不要把所有可能字段都放进去。实用的一组是供应商、发票号、开票日期、金额、币种、到期日、来源邮件。
从第一天就加状态列：已提取、待核对、已确认。状态让这张表能被别人使用，而不只是搭表的人自己看得懂。
保留附件和原始邮件
每行都留下邮件 ID 和附件名。数字看起来不对时，你需要打开原始邮件，而不是一份复制件。
三种常见形态分开处理：发票在正文里、发票是 PDF 附件、发票在供应商后台。第三种需要登录，这本来就是人工步骤。
读字段，也标出缺口
让 AI 从附件填行，字段缺失就留空。空格是信号，猜出来的金额是风险。
然后跑几项能挡住多数错误的检查：金额能对上、发票号不重复、日期不在未来、币种与供应商一致。没通过检查的行进入待核对，不进账目。
一次集中核对
批量核对比零散核对省时间。每天打开一次待核对列表，按金额和到期日排序，检查通过的行批量确认。
每次手工修正都记下原因。一个月后，这些原因会告诉你哪个供应商的格式需要新规则，哪个字段总是缺失。
月末复盘
月底把待核对和已修正的行抽出来看一遍。重复出现的供应商格式问题，值得加一条规则；总是缺同一个字段的供应商，值得单独问一次。
复盘的目的不是把表做得更漂亮，而是让下个月的待核对行变少。行数下降，才说明提取规则真的在起作用。
常见问题
AI 能读扫描版发票吗？
只有先做 OCR 才能读，而且表格版式经常读坏。扫描件建议直接转人工核对，不要相信第一次提取。
字段缺失时怎么办？
留空并转待核对。缺到期日是信息，猜一个到期日就是付款错误。
原始邮件会保留吗？
会。每行都带邮件 ID 和附件名，任何数字都能回到原始邮件。
能把发票和付款对上吗？
它能按金额和日期提出匹配建议。改动余额之前，由你确认匹配。
下一步
选一个供应商，提取十张发票，在扩大批量之前先对照原始邮件核对每一行。