先定分类
选三到五个你真的会据此行动的分类。常见组合是「需要决定」「常规回复」「等对方」「归档」。没人行动的分类等于没有分类。
每个分类写一句话，说明什么属于它、什么不属于它。这句话既交给 AI，也是分类出错时你要改的地方。
先起草，再决定
起草比决定便宜。对常规分类，让 AI 先写一版你可以直接发、改或丢掉的回复。回复要短，原始邮件要留在旁边。
一开始不要自动发送。先读几版草稿、改好规则，再只在“发错代价低”的分类里允许发送。
标出需要你处理的部分
每条分诊流程都要有明确的“停”规则：某个发件人、某个关键词、合同、付款，或任何你点名的内容。命中时，即使分类看起来常规，也要等你处理。
这个标记不是失败。它让流程值得信任，因为代价高的错误留在能判断的人手里。
留下记录
每一轮都记录：来了什么、被分到哪、起草了什么、什么在等你。记录能帮你找到分错的那条规则，也是流程和习惯的区别。
第一个月每周看一次记录。多数改进来自两三类总被同样分错的邮件。
记录还要能回答一个更基础的问题：这周的分类分布有没有变。如果“需要决定”突然占了六成，问题可能不在分类规则，而在某类邮件本身变多了。先看分布，再改规则。
一周之后
一周之后做一次小复盘：哪些分类从没用过，哪些邮件反复被手工改回去，哪些回复你每次都重写。前两项删掉或合并，第三项才值得加规则。
复盘不需要开会。打开记录看十分钟就够，改完规则直接跑下一轮。分诊流程的价值，在于每一轮都比上一轮少一点手工。
常见问题
分诊和收件箱规则有什么不同？
过滤器移动邮件。分诊会分类、起草回复并留下记录。记录让你能改进规则，而不是只能和规则较劲。
AI 能不经过我就回复吗？
它能起草，也能在允许时发送。从草稿开始，改好规则，再只在发错代价低的分类里允许发送。
哪些邮件必须标记？
付款、合同、法律通知、你点名的发件人，以及任何你不想没看就发出去的内容。第一次运行前就把这份清单写下来。
下一步
选一类邮件，写下四个分类，先只用草稿模式跑一轮。